Manchmal reicht schon ein Strauß Blumen, um ein Lächeln ins Büro zu zaubern, manchmal soll es aber auch ein bisschen mehr sein: Gutscheine, Tickets, vielleicht sogar eine ordentliche Prämie.
Doch während Herzen höher schlagen, lauert im Hintergrund das Finanzamt, das wissen will, ob es sich hier bloß um eine kleine Aufmerksamkeit oder doch um steuerpflichtigen Arbeitslohn handelt. Ein Minenfeld, das in freundlichem Geschenkpapier daherkommt.
Geschenke an Mitarbeiter können schnell zum Drahtseilakt werden, denn was auf den ersten Blick nach einer netten Geste aussieht, kann steuerlich ein ganz anderes Gesicht zeigen. Während Blumen, ein Buch oder ein kleiner Gutschein zum Geburtstag oft als steuerfreie Aufmerksamkeit durchgehen, werden Prämien, Boni oder andere Belohnungen für die Arbeit sofort als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft.
Ob ein Präsent aus privater Zuneigung kommt oder betrieblich motiviert ist, entscheidet häufig darüber, ob das Finanzamt zugreift. Persönliche Anlässe wie Geburtstage oder Hochzeiten fallen eher in die Kategorie steuerfreier Aufmerksamkeiten, betriebliche Gründe wie Jubiläen oder Leistungsprämien zählen dagegen fast immer zum steuerpflichtigen Lohn.
Im Glücksspielbereich gehört es fast schon zum guten Ton, Kunden mit kleinen Boni oder Geschenken bei Laune zu halten. Besonders bekannt ist hier das Spiel Aviator, von Spribe hergestellt, das inzwischen in zahlreichen Online-Casinos vertreten ist. Für die Spieler sind solche Boni in der Regel steuerfrei, schließlich gelten sie als Gewinne oder Promotions.
Doch sobald es um Mitarbeiter geht, wird der Fiskus aufmerksam, denn dort zählen auch im Glücksspiel sämtliche Zuwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn, ganz gleich ob in Geld- oder Sachform. Auch wer Geschenke an Geschäftspartner und Mitarbeiter in einen Topf wirft, liegt daneben, denn die steuerlichen Regeln könnten unterschiedlicher kaum sein.
Magisch wird es beim Thema Freibeträge und Freigrenzen vor allem deshalb, weil hier die Begriffe so gerne durcheinander purzeln. Die Freigrenze bedeutet: Wird sie überschritten, ist die komplette Zuwendung steuerpflichtig. Ein Paradebeispiel dafür ist die 60-Euro-Grenze bei Aufmerksamkeiten für persönliche Anlässe.
Liegt ein Präsent bei 59,90 Euro, ist alles gut. Liegt es bei 60,10 Euro, ist plötzlich der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ganz anders der Freibetrag, der nur den Mehrbetrag steuerpflichtig macht. Allerdings spielt dieser hier kaum eine Rolle, denn die meisten Regeln für Geschenke arbeiten mit Freigrenzen.
Wer seinen Mitarbeitern regelmäßig etwas Gutes tun möchte, landet oft beim steuerfreien Sachbezug. Seit 2022 liegt die monatliche Freigrenze bei 50 Euro. Hier dürfen Gutscheine, Tankkarten oder kleine Sachgeschenke ausgegeben werden, ohne dass Steuern fällig werden. Wichtig: Mehrere kleine Geschenke im selben Monat werden zusammengerechnet.
Überschreitet der Gesamtwert die 50 Euro, wird lediglich der Mehrbetrag steuerpflichtig. Nicht zu verwechseln ist das mit der 35-Euro-Grenze für Geschenke an Geschäftspartner, die häufig in denselben Topf geworfen werden, obwohl sie für Mitarbeiter schlicht nicht gelten.
Bargeldgeschenke sind steuerlich glasklar. Sie sind immer steuer- und sozialversicherungspflichtig, völlig unabhängig vom Betrag. Ein Zehn-Euro-Schein im Geburtstagsumschlag wird genauso zum Arbeitslohn wie eine dicke Prämie. Ganz anders sieht es bei Gutscheinen und Prepaid-Karten aus. Sie können als steuerfreier Sachbezug durchgehen, solange sie einige Bedingungen erfüllen. Entscheidend ist, dass sie nicht einfach in Bargeld umgetauscht werden können, nicht übertragbar sind und an ein konkretes Produkt oder eine konkrete Bezugsstelle gebunden bleiben.
Ein Tankgutschein für eine bestimmte Kette, ein Einkaufsgutschein für ein Geschäft oder eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio bleiben steuerfrei, solange sie die monatliche Grenze von 50 Euro nicht überschreiten. Doch Vorsicht: Offene Gutscheine wie Visa- oder Amazon-Guthabenkarten, die überall eingelöst werden können, gelten oft als Geldersatz und sind damit steuerpflichtig, falls sie die Freigrenze übersteigen.
Wenn das Geschenk größer ausfallen soll, wird es knifflig. Hier kann der Arbeitgeber zur Pauschalversteuerung greifen. Nach § 37b EStG lassen sich Geschenke pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer versteuern. Übernimmt der Arbeitgeber diese Steuer, bleibt der Mitarbeiter verschont, denn für ihn gilt dann: brutto gleich netto.
So eine Pauschalversteuerung lohnt sich vor allem bei hochwertigen Geschenken, die die Freigrenzen sprengen würden. Dabei bleibt der Vorteil: Keine zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge, weder für den Arbeitgeber noch für den Mitarbeiter. Doch billig ist der Spaß nicht, denn der Arbeitgeber trägt sämtliche Steuerkosten.
Wer glaubt, ein Geschenk verschwindet einfach zwischen Blumenpapier und Geschenkband, irrt gewaltig. Jede Zuwendung muss dokumentiert werden. Ob steuerfrei oder nicht. Das Finanzamt will es genau wissen.
Sachbezüge sind im Lohnkonto zu führen. Wird die Pauschalversteuerung genutzt, muss sie separat ausgewiesen werden. Bei Betriebsprüfungen gilt: Keine Belege, keine Listen, keine Notizen. Dann wird oft der gesamte Wert der Geschenke als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt, inklusive Sozialabgaben und Zinsen.
Auch die Lohnabrechnung muss stimmen. Steuerpflichtige Geschenke erscheinen dort als Bruttolohn. Sachzuwendungen müssen mit ihrem üblichen Endpreis am Markt inklusive Umsatzsteuer bewertet werden. Und wer glaubt, ein Tankgutschein über 45 Euro sei zu klein, um erfasst zu werden, irrt erneut. Auch der gehört ins Lohnkonto, bleibt aber steuerfrei, solange die Grenze nicht überschritten wird.
Ein Geschenk, das eigentlich Freude bringen soll, kann schnell zum teuren Bumerang werden. Besonders bitter: Wird die 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten überschritten, fällt die gesamte Zuwendung unter Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Keine Milde, kein Augen zudrücken.
Liegt ein Blumenstrauß bei 65 Euro, ist der komplette Betrag steuerpflichtig, nicht nur die fünf Euro zu viel. Bei Sachbezügen über der monatlichen 50-Euro-Grenze wird es immerhin etwas gnädiger gehandhabt. Hier wird nur der überschreitende Betrag steuerpflichtig. Ein Gutschein über 70 Euro führt also dazu, dass lediglich 20 Euro versteuert werden müssen.
Allerdings bleibt das Risiko, dass bei einer Betriebsprüfung Nachzahlungen samt Säumniszuschlägen fällig werden. Mehrere kleine Geschenke im Monat können sich schnell summieren und die Grenze sprengen, besonders wenn private und betriebliche Anlässe vermischt werden. Wer hier keine Übersicht behält, riskiert kostspielige Überraschungen.
Die gute Nachricht lautet: Es gibt Wege, die Steuerfalle zu umgehen. Arbeitgeber tun gut daran, die 50-Euro-Grenze gezielt einzusetzen und Geschenke über das Jahr verteilt zu planen. Persönliche Anlässe eignen sich perfekt für kleine Aufmerksamkeiten bis 60 Euro, die steuerfrei bleiben und keine Sozialabgaben nach sich ziehen.
Bargeld sollten Unternehmen hingegen besser ganz ausklammern, denn das Finanzamt kennt hier kein Pardon. Wer auf Gutscheine setzt, muss sicherstellen, dass diese nicht einfach ausgezahlt oder an Dritte übertragen werden können.
Für größere Geschenke kann die Pauschalversteuerung eine Lösung sein, auch wenn der Arbeitgeber dann tiefer in die Tasche greifen muss. Entscheidend ist, alle Geschenke sauber zu dokumentieren, inklusive Anlass, Wert und Empfänger. Hier spart eine gute Organisation am Ende bares Geld. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, holt sich Rat vom Steuerberater, insbesondere bei komplizierten Einzelfällen. Denn manchmal lohnt es sich mehr, ein kleines, steuerfreies Geschenk zu überreichen, als am Ende mehr Steuern als Blumen zu zahlen.
